Quando si parla di "registrare il contratto della colf all'INPS", in realtà non si registra un documento: si invia una comunicazione obbligatoria di instaurazione del rapporto di lavoro domestico, che apre la posizione contributiva del lavoratore presso l'Istituto. È il passaggio che rende "ufficiale" agli occhi dello Stato l'assunzione di colf, badante o baby-sitter. Vediamo nel dettaglio come si fa, campo per campo.
Questa guida approfondisce nel dettaglio un singolo passaggio (la comunicazione INPS). Per una panoramica completa di tutti gli obblighi del datore di lavoro domestico — contratto, contributi, busta paga, ferie, tredicesima e TFR — leggi anche Come assumere o regolarizzare una colf in Italia.
Cosa significa davvero "registrare" il contratto
Il contratto di lavoro domestico è un accordo privato tra datore e lavoratore: non va registrato all'Agenzia delle Entrate e non richiede né bollo né imposta di registro. Quello che la legge impone è un adempimento diverso e specifico: comunicare all'INPS l'instaurazione del rapporto di lavoro, cioè informare l'Istituto che da una certa data una persona lavora presso la tua famiglia, con quali mansioni, quante ore e con quale retribuzione.
Questa comunicazione ha due effetti pratici:
- apre (o riattiva) la posizione contributiva INPS del lavoratore, necessaria per il calcolo dei contributi trimestrali;
- costituisce la prova che il rapporto è regolare, in caso di controlli da parte dell'Ispettorato del Lavoro.
Chi deve farla e entro quando
L'obbligo è del datore di lavoro (chi assume, non il lavoratore). La comunicazione va inviata entro le ore 24 del giorno precedente l'inizio del rapporto di lavoro, anche se quel giorno è festivo: in pratica, se la colf inizia a lavorare lunedì mattina, la comunicazione deve risultare inviata entro la mezzanotte di domenica.
È obbligatoria qualunque sia la durata del lavoro: anche per poche ore a settimana, per un lavoro saltuario, per il periodo di prova, se la lavoratrice ha già un altro datore di lavoro o è pensionata. Non serve solo se paghi prestazioni occasionali con il Libretto Famiglia: vedi Libretto Famiglia o contratto.
Attenzione: una comunicazione inviata il giorno stesso o dopo l'inizio del lavoro è tardiva. Espone a una sanzione amministrativa e, se la lavoratrice ha già lavorato, quel periodo risulta non dichiarato, con recupero dei contributi e sanzioni civili. Se la tua colf lavora già senza contratto, leggi Colf in nero: rischi e come regolarizzarla.
Cosa preparare prima di iniziare
Per completare la comunicazione senza interruzioni, tieni a portata di mano:
Dati del datore di lavoro
- Credenziali di accesso (SPID, CIE, CNS o PIN INPS)
- Codice fiscale e residenza aggiornata
Dati del lavoratore
- Codice fiscale e dati anagrafici completi
- Cittadinanza
- Se extracomunitario: estremi del permesso di soggiorno in corso di validità (tipologia, numero, data di rilascio e scadenza, questura che lo ha rilasciato)
Dati del rapporto di lavoro
- Data di inizio del rapporto
- Tipologia: tempo determinato (con data di scadenza) o indeterminato
- Mansione/qualifica: colf, badante, baby-sitter, cuoco, giardiniere, autista, governante, ecc.
- Livello di inquadramento CCNL (da A a DS)
- Orario di lavoro: ore settimanali e, se richiesto, distribuzione sui giorni
- Retribuzione: oraria (non convivente) o mensile (convivente)
- Convivenza: sì/no
- Eventuale periodo di prova
Avere già deciso questi elementi — in particolare livello contrattuale e convivenza, che determinano la retribuzione minima — evita di dover interrompere la procedura a metà per verificare un dato.
I canali per inviare la comunicazione
Dal 2011 la comunicazione si fa solo in via telematica. I canali sono:
- Portale INPS online, dal Cassetto per il lavoro domestico (consigliato: è il canale più rapido e lascia subito una ricevuta con numero di protocollo)
- App INPS Mobile, da smartphone o tablet
- Contact Center INPS: 803 164 da rete fissa (gratuito), 06 164 164 da rete mobile (a pagamento in base al piano tariffario)
- Patronato o intermediario abilitato (CAF, associazione datoriale): utile se non si dispone di SPID/CIE o si preferisce farsi assistere
La comunicazione fatta all'INPS vale anche nei confronti di INAIL, Ministero del Lavoro, Ministero della Salute e Prefettura: non servono altri invii.
Il percorso descritto di seguito è quello online, il più usato.
Il percorso nel portale INPS
Puoi partire direttamente dalla pagina dedicata sul sito INPS, Formalizzare l'assunzione di un lavoratore domestico, oppure seguire questo percorso dalla home:
Home INPS → "Entra in MyINPS" → Tutti i servizi → "Cassetto per il lavoro domestico" → Servizi per il lavoro domestico → "Iscrizione rapporto di lavoro"
Passo 1 — Autenticazione
Accedi con SPID (livello 2), CIE (Carta d'Identità Elettronica) o CNS. In alternativa, se già in possesso del PIN INPS dispositivo (rilasciato tipicamente a chi non può utilizzare SPID, ad esempio persone over 75 o residenti all'estero), puoi usare quello. Una volta autenticato, il sistema riconosce automaticamente il tuo codice fiscale come datore di lavoro.
Passo 2 — Verifica dei dati del datore di lavoro
Il portale precompila i tuoi dati anagrafici e di residenza a partire da quelli in possesso dell'INPS. In questo passaggio devi solo controllare che siano corretti e aggiornati (in particolare l'indirizzo, se ti sei trasferito di recente): eventuali errori qui si ripercuotono sui bollettini di pagamento dei contributi.
Passo 3 — Dati anagrafici del lavoratore
Inserisci il codice fiscale del lavoratore: il sistema recupera automaticamente nome, cognome e data di nascita se già censito in anagrafe tributaria, altrimenti richiede di compilarli manualmente. A titolo di esempio, la sezione si presenta più o meno così (i codici fiscali reali non vanno mai condivisi con terzi):
| Campo | Cosa inserire |
|---|---|
| Codice fiscale lavoratore | Codice fiscale completo, senza spazi |
| Cognome e nome | Precompilati se il CF è già noto all'anagrafe tributaria |
| Cittadinanza | Italiana, UE o extra-UE |
| Documento (se extra-UE) | Tipo, numero e scadenza del permesso di soggiorno |
Se il lavoratore è extracomunitario, la data di scadenza del permesso di soggiorno viene verificata dal sistema: un permesso scaduto o mancante blocca l'invio della comunicazione.
Passo 4 — Dati del rapporto di lavoro
È la sezione più importante, perché da qui derivano il calcolo dei contributi e la correttezza della busta paga futura:
| Campo | Cosa inserire |
|---|---|
| Data inizio rapporto | Il primo giorno effettivo di lavoro (non una data futura "di comodo") |
| Tipo di rapporto | Tempo determinato (con data fine) o indeterminato |
| Qualifica | Es. Colf, Badante, Baby-sitter |
| Livello di inquadramento | Da A a DS, secondo il CCNL lavoro domestico |
| Convivenza | Sì (retribuzione mensile) / No (retribuzione oraria) |
| Ore settimanali | Es. 20 |
| Retribuzione | Importo orario o mensile pattuito, formato XX,XX |
| Periodo di prova | Se previsto, durata in giorni |
Coerenza da verificare: il livello contrattuale dichiarato qui deve corrispondere alle mansioni realmente svolte (una badante che presta assistenza a una persona non autosufficiente non può essere inquadrata come "collaboratore generico"), perché è la base su cui l'INPS calcola i contributi minimi dovuti.
Passo 5 — Riepilogo e invio
Prima dell'invio definitivo il portale mostra un riepilogo di tutti i dati inseriti: è il momento di ricontrollare data di inizio, livello e orario, perché una volta inviata la comunicazione le correzioni richiedono una successiva pratica di variazione. Confermando, il sistema genera una ricevuta con numero di protocollo: scaricala e conservala, è la prova dell'avvenuta comunicazione in caso di controlli.
Se ti accorgi di un errore grave, per esempio il lavoratore o la data sbagliati, l'INPS consente di annullare la comunicazione entro cinque giorni dalla data indicata come inizio del rapporto. Dopo, si può solo comunicare la cessazione.
Casi particolari: coniugi e parenti
La procedura non accetta rapporti di lavoro tra coniugi, salvo il caso del coniuge datore di lavoro invalido con indennità di accompagnamento. Per parenti e affini entro il terzo grado la comunicazione resta "sospesa" finché la sede INPS non completa i controlli.
Cosa succede dopo l'invio
- L'INPS apre (o riattiva) la posizione contributiva del lavoratore, con un codice identificativo del rapporto di lavoro.
- A partire dal trimestre in corso, l'Istituto genera i bollettini pagoPA per il versamento dei contributi (quota a carico del datore + quota trattenuta al lavoratore).
- Puoi consultare in ogni momento lo stato del rapporto nel Cassetto per il lavoro domestico.
Errori comuni da evitare
- Inviare la comunicazione lo stesso giorno o dopo l'inizio del lavoro — deve risultare inviata entro le ore 24 del giorno precedente.
- Sbagliare il livello di inquadramento — porta a contributi calcolati su una base sbagliata e va corretto con una comunicazione di variazione.
- Dimenticare di flaggare la convivenza — cambia la modalità di retribuzione (oraria vs mensile) e le indennità di vitto/alloggio dovute.
- Indicare un permesso di soggiorno scaduto o in rinnovo senza la ricevuta della questura — blocca l'invio per i lavoratori extracomunitari.
- Non salvare la ricevuta con il numero di protocollo — è l'unico documento che attesta la data di invio della comunicazione.
Dopo la comunicazione INPS: cosa fare ancora
L'invio della comunicazione non esaurisce gli obblighi del datore di lavoro domestico. Restano da:
- formalizzare per iscritto la lettera di assunzione con i dati concordati (mansioni, orario, retribuzione, eventuale periodo di prova), secondo il CCNL in vigore;
- versare i contributi trimestrali tramite i bollettini pagoPA generati dall'INPS;
- consegnare mensilmente la busta paga, che puoi calcolare con il calcolo della busta paga;
- gestire ferie, tredicesima e TFR nel corso del rapporto.
Con Colf24 puoi gestire tutto ciò che viene dopo la comunicazione INPS: contratto, buste paga mensili, calcolo dei contributi trimestrali, tredicesima e TFR, sempre aggiornati al CCNL lavoro domestico in vigore.